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Formulario W-9 en Español

Aprende qué es el formulario W-9, quién lo necesita y cómo llenarlo paso a paso en español. Guía completa para freelancers y contratistas en EE.UU.

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¿Qué es el Formulario W-9?

El Formulario W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) es un documento del IRS que se usa para proporcionar tu número de identificación fiscal (TIN) a la empresa o persona que te contrata. No se envía al IRS directamente — se entrega al pagador, quien lo usa para preparar los formularios 1099 al final del año fiscal. Es uno de los formularios más comunes para freelancers, contratistas independientes y cualquier persona que presta servicios por cuenta propia en Estados Unidos.

¿Quién necesita el Formulario W-9?

Freelancers y trabajadores independientes contratados por empresas estadounidenses
Contratistas que reciben pagos de $600 o más en el año
Personas que abren cuentas bancarias o de inversión
Propietarios que reciben pagos de alquiler a través de plataformas digitales
Vendedores en plataformas como Amazon, Etsy o eBay que superan los límites de reporte

Cómo completar el Formulario W-9: paso a paso

1
Ingresa tu nombre completo
En la línea 1, escribe tu nombre legal completo tal como aparece en tu declaración de impuestos. Si trabajas como empresa unipersonal, usa tu nombre personal.
2
Nombre del negocio (si aplica)
En la línea 2, escribe el nombre de tu negocio o LLC si es diferente a tu nombre personal. Si trabajas solo como individuo, deja esta línea en blanco.
3
Selecciona tu clasificación fiscal
Marca la casilla correcta: Individual/Sole proprietor, LLC, C Corporation, S Corporation, Partnership u Other. La mayoría de freelancers marca "Individual/Sole proprietor".
4
Completa tu dirección
Ingresa tu dirección completa: calle, ciudad, estado y código postal. Esta debe ser tu dirección postal actual.
5
Ingresa tu SSN o EIN
En la Parte I, ingresa tu Número de Seguro Social (SSN) si eres individuo, o tu Employer Identification Number (EIN) si tienes negocio registrado.
6
Firma y fecha
En la Parte II, firma el formulario certificando que la información es correcta y que no estás sujeto a retención de respaldo. Agrega la fecha y entrega el formulario al pagador.

Preguntas frecuentes sobre el Formulario W-9

No. El W-9 se entrega directamente al pagador (empresa o individuo que te contrata), no al IRS. El pagador lo guarda en sus archivos y lo usa para preparar el formulario 1099 que sí se reporta al IRS.

Es un requisito legal y es normal. Sin embargo, asegúrate de entregar el formulario de forma segura (en persona o por correo cifrado) y solo a empresas legítimas. Si tienes un EIN de negocio, puedes usarlo en lugar de tu SSN.

Si te niegas a proporcionar el W-9, el pagador está obligado por ley a retener el 24% de tus pagos como "backup withholding" (retención de respaldo) y enviarlo al IRS.

No hay una frecuencia obligatoria, pero debes entregar un W-9 nuevo cada vez que cambies de nombre, dirección o número de identificación fiscal.

Si eres extranjero no residente, generalmente debes usar el formulario W-8BEN en lugar del W-9. El W-9 es para ciudadanos estadounidenses y residentes con Green Card.